(趣旨)

第1条　この訓令は、歴史的文化的価値を有する公文書及び資料類の収集及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(収集の基準)

第3条　総務課長は、次に掲げる基準のいずれかに該当する公文書及び資料類(以下「公文書等」という。)を歴史的公文書等として収集するものとする。

(歴史的公文書等の選別及び収集)

第4条　総務課長は、東近江市文書管理規程(令和3年東近江市訓令第1号。以下「文書規程」という。)第22条第1項に規定する保存期間が満了する公文書について、所管課長が廃棄の決定をするまでに、前条第1項各号に掲げる基準(以下「基準」という。)に基づき、歴史的文化的価値を有する公文書を選別しなければならない。

(行政刊行物等の選別)

第5条　総務課長は、行政刊行物等について、基準に基づき、歴史的文化的価値を有すると認められるものを選別しなければならない。

(歴史的公文書等以外の公文書等の廃棄)

第6条　総務課長は、第4条第3項及び前条の規定により選別した公文書及び行政刊行物等以外のものを速やかに廃棄しなければならない。

(行政委員会等からの歴史的公文書等の引渡し)

第7条　市長は、議会、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、監査委員、農業委員会又は固定資産評価審査委員会から歴史的公文書等の引渡しの申出があったときは、協議の上、その引渡しを受けるものとする。

(保存等)

第8条　総務課長は、次に掲げるものを整理分類し、適正に保存をしなければならない。

(歴史的公文書等の処分)

第9条　総務課長は、前条第1項の規定により保存をしている歴史的公文書等が著しく汚損し、又は破損していることにより当該歴史的公文書等の閲覧又は利用ができない場合であって、当該歴史的公文書等をマイクロフィルムに収録したときは、当該歴史的公文書等を処分することができる。ただし、当該歴史的公文書等の保存をする必要があると認める場合は、この限りでない。

(調査及び指示)

第10条　総務課長は、歴史的公文書等の散逸を防止し、又は適正な保存を図るため必要があると認めるときは、所管課及び出先機関における公文書及び行政刊行物等の保存状況を調査し、かつ、適正な保存のための指示を行うことができる。

(その他)

第11条　この訓令の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。